ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

CENTRO NACIONAL DE HOTELERÍA, TURISMO Y ALIMENTOS SENA.

PROGRAMA: TECNÓLOGO EN GESTIÓN DE DESTINOS TURÍSTICOS. 

APRENDICES: YENNIFER SALAZAR, ANYEL IPUZ.

FICHA: 1613876

COMPETENCIA: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.

INSTRUCTORA: CLAUDIA ROMERO. 

¿QUÉ ES UN EVENTO? 

Los eventos son reuniones  de personas que conlleva un motivo en particular, los eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización.

ETAPAS DE UN EVENTO

PRE-EVENTO (PLANIFICACIÓN  Y /O ORGANIZACIÓN)

(Antes del evento) Son todos aquellos puntos que se establecen con anterioridad en la organización del evento, en esta etapa se desarrolla la planeación y la organización del proceso administrativo. 

1. Definir objetivo del evento (tipo y nombre), normas y reglamentación.

Determinar QUÉ se quiere alcanzar con 

la realización del evento y establecer un protocolo a seguir para asistir al evento (instrucciones para el evento).

El nombre debe ser: 

• Corto y llamativo 
• Adecuado al propósito que se persigue con la realización del evento. 

En algunos casos es conveniente ubicarlos en el contexto local, regional, nacional e internacional. 

Ejemplo: Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura 

2. Seleccionar la fecha. 

                                                       Se debe tener en cuenta si:

• Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida. 
• Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público. 
• Horario y frecuencia de los transportes. 
• Si es mejor planear las actividades durante la semana o a finales de esta. 

3. Determinar el número y tipo de asistentes al evento.

• Participantes: Personas que asisten al evento en calidad de público.

• Expositores o ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.

• Delegados: Asisten al evento en representación de una empresa, institución o grupo en particular.

• Invitados especiales:Personas que por su prestigio,reconocimiento científico, social o politico, le confieren notoriedad al evento.

• Acompañantes: No están directamente realcionados con el evento, acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales.

4. Seleccionar el lugar o lugares de realización.

• 
  

• Ciudad sede
• Instalaciones específicas donde se realizará el evento :
• -Capacidad, comodidad, iluminación, acceso, equipos, entre otros.

5. Elaborar cronograma general de actividades.
El cronograma de actividades es una representación gráfica y ordenada con tal detalle para que un conjunto de funciones y tareas se lleven a cabo en un tiempo estipulado y bajo unas condiciones que garanticen la optimización del tiempo.

En este se plantean todas las actividades y tareas para que el evento se pueda desarrollar, estas pueden ser: Estratégicas, tácticas, operativas, plan de trabajo.

6. Estimación de recursos

• Recursos Humanos: Personal profesional, especializado y obrero que se requiera para la organización y ejecución del evento.
• Recursos Materiales:Implementos necesarios (Ej: Lápices,carpetas,mesas, sillas,etc)

• Recursos Tecnológicos: Equipos de sonido,grabación, interpretación simultaea, apoyo audiovisual, computacion, comunicaciones y reproduccion; así como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.

7. Elaborar presupuesto y determinar fuentes de financiación.

• Egresos: (publicidad y promoción,impresos y originales, alojamiento, alquiler y montaje de salones, transporte, eventos sociales, recursos humanos, servicios profesionales, papelería, alquiler de equipos, imprevistos, otros. )

• Ingesos: (Espacios publicitarios, actividades especiales, venta de comidas y bebidas, concesiones para venta, cuota de registro al evento,donativos y patrocinios,venta de boletas para actividades sociales, culturales, artísticas y deportivas. )

8. Diseño, elaboración de impresos y promoción del evento.

• Medios electrónicos: Sitios web, televisión, radio, etc.
• Medios impresos de los eventos: Folletos, revistas, pancartas, periódicos, carteleras, catálogos, etc.
• Divulgación masiva: Son aquellos medios tecnológicos, que sirven para enviar mensajes, que van dirigidos a una gran cantidad de publico, y que pueden atravesar grandes distancias en un mínimo de tiempo.
• Divulgación no masiva: Es un medio flexible, de bajo costo, capaz de asumir una gran variedad de formas ya que consiste en medios visuales y ene algunos casos de audio.

EVENTO (DIRECCIÓN Y/O EJECUCIÓN)

Es donde se va a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el pre-evento. Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiada por la programación que el comité organizador preparo como evento.

1. Recepción de los participantes,traslado y alojamiento.
2. Registro de los participantes
3. Realización del acto de inauguración
4. Realización del cóctel de bienvenida
5. Complementación del programa general de actividades
6. Clausura del evento 
7. Realización evento social de despedida
8. Traslado de los participantes a las terminales de transporte

POST- EVENTO (EVALUACIÓN)

Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos, se cancelan los pagos pendientes, se reproduce y se hace el envío de material y de las conclusiones del evento, se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento, se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no, se recopila y archiva la información correspondiente del evento (memoria y cuenta)




Dentro de la planeación encontramos un factor importante, este es el nombramiento de los  comités organizadores, pero primero : ¿qué es un comité? ¿cuáles son los tipos de comité?

¿QUÉ ES UN COMITÉ? 

Conjunto de personas encargadas y dedicadas que el evento que se realice se logre con éxito.Su principal objetivo es cumplir los objetivos que se planteen y llevarlos a cabo de la mejor manera posible y en caso de llegar o no a su cometido, asumir las consecuencias que estos conllevan.
Los comités deberán llevar una programación bien establecida de evento y cada etapa del mismo,para poder controlarlo en cualquier momento, y de esta manera evitar la mayor cantidad de contingencias durante la planeación y/o realización del evento. 

TIPOS DE COMITÉS 

• COORDINADOR GENERAL: Coordina y dirige a todos los integrantes de las diferentes comisiones que comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el evento. 
• COMITÉ DE PROGRAMAS: Este presta apoyo al comité organizador en la estructuración general del evento. 

FUNCIONES: 

☻Preparar un cronograma de actividades, estableciendo fechas, topes.

☻Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.

☻Estructurar el programa técnico.

☻Seleccionar a los conferencistas.

☻Seleccionar coordinadores de actividades

☻Elaborar el programa de acompañantes.

• COMITÉ DE FINANZAS: Para la ejecución de todo evento se requiere recursos económicos y saber cómo distribuirlos. 

FUNCIONES: 

☻Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.

☻Buscar recursos económicos necesarios.

☻Abrir cuentas bancarias.

☻Efectuar pagos.

☻Llevar un balance efectuado de todos los gasto.

☻Mantener reuniones periódicas con el comité organizador. 

• COMITÉ DE APOYO: Se encarga de la planificación y logistica de las activcidades relacionadas con el evento.

FUNCIONES: 

☻Reservación del centro de convenciones.

☻Montaje de los salones.

☻Alquiler de equipos del sonido, audiovisuales.

☻Reproducción del material. 

☻Organización y contratación del personal técnico. 

• COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS: Se encarga de diseñar y elaborar el logotipo.

FUNCIONES:

☻Promoción interna y externa.

☻Diseño y compra del material promocional.

☻Coordina información  y entrevistas con los medios de comunicación.

☻Coordina actos de inauguración y clausura.

Planificación y coordinación de protocolos. 

• COMITÉ DE TRANSPORTE: Se encraga de la llegada y salida de todos los delegantes e invitados en los terminales.

FUNCIONES:

☻Coordina servicios de estacionamiento y traslado a lugar de eventos. 

• COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS: Organiza todo lo que concieme a alimentos y bebidas: desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios.

FUNCIONES:

☻Organiza horarios para el consumo.

☻Selecciona el menú.

• COMITÉ DE RECEPCIÓN Y REGISTRO: Son los responsables de dar la bienvenida a los participantes y se encarga de todo lo referente a las recepciones.

FUNCIONES:

☻Diseñar las plantillas de inscripción.

☻Suministrar información de las actividades del evento u otra requerida por el invitado.

☻Entrega material.

• COMITÉ DE SEGURIDAD: Responsables de velar por la integridad de los invitados y participantes. 

FUNCIONES: 

☻Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de los delegados y participantes.

☻Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa prestadora de servicios. 

☻Contrata el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios yu otro.

☻Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios. 

Para más información dar click aquí y aquí.


BIBLIOGRAFÍA:
♦https://es.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas
♦https://issuu.com/leidypenagos0609/docs/manual